Un dossier bien géré, c’est important. Encore faut il qu’il utilise les bons modèles de documents, qu’il soit complet, et que l’on intègre les éventuelles validations si besoin.

En effet, prenez par exemple un type de dossier « Ressources Humaines ». Le dossier de chaque collaborateur depuis son arrivée jusqu’à son départ. Un grand classique pour Mnémopro car c’est souvent là que se cache les problèmes (incomplet, pas mis à jour, pas contrôlé, avec une mauvaise version de document, des documents obsolètes,…).

Pour éviter cela, Mnémopro apporte plusieurs solutions simplement:

• Vous pouvez intégrer dans le Type de dossier les « documents type » à utiliser pour chaque dossier. Documents simplement à éditer ou remettre (comme le livret d’accueil), mais aussi tous les courriers, fiche de suivi, avec des possibilités de publipostage pour générer tous les documents à l’arrivée du collaborateur… avec la bonne version et en un seul clic !
• Chaque document peut faire l’objet d’un contrôle spécifique (obligatoire, facultatif) ou déclencher un workflow de validation auprès d’un décideur (validation numérique d’un contrat, …).
• Certains documents ont une durée de vie limitée et doivent être régulièrement renouvelés. Mnémopro de manquera par de vous demander (ou mieux de demander au collaborateur par mail) la nouvelle version du document au bon moment.
• Certains autres documents sont à renouveler régulièrement (comme s’assurer que votre collaborateur a toujours son permis de conduire…), Mnémopro se charge alors de gérer ceci.

Vous pouvez aussi à Mnémopro de prévenir une personne des qu’un utilisateur enregistre un PV de contrôle, rapport de visite, ou tout autre document indiquant ainsi qu’une action attendue à été réalisée.

Afin d’être en règle avec le RGPD, vous pourrez définir sur chaque document le nombre d’exemplaires à conserver ainsi que la durée de vie du document (son accès ne sera alors plus possible après une date donnée).

Mnémopro contrôle ainsi la bon suivi des dossiers et même la présence de tous les documents attendus avant que vous ne clôturiez le dossier. il n’aime pas les dossiers incomplets…