Avec mnémopro, vous gérez tout type de dossier suivant des modèles préparés ou adaptés par vous. En fonction du dossier, vous activez des checklists de tâches, la gestion numérique des documents, le suivi des tiers, les échéanciers (rappels), les planifications de tâches récurrentes, et si besoin de la planification en mode projet, le tout en affectant les responsabilités et accès autorisés aux bonnes personnes.
Pour charger les documents dans mnémopro, rien de plus simple :
• Importez des documents par simple glisser-coller
• Transférez vos mails avec pièce jointe vers votre adresse mnémopro
• Une simple touche sur vos copieurs et c’est parti vers mnémopro
Dans tous les cas, mnémopro sait analyser vos PDF en appliquant vos règles pour reconnaitre dossiers et documents et les pré-classer pour vous.
mnémopro intègre vos modèles de document, les utilise et peut les regénérer par publipostage pour chaque dossier. Vous êtes enfin sûr d’utiliser toujours la bonne version du document type.
En fonction de vos règles, il vérifie les documents attendus, obligatoires, à renouveler et impose un workflow de validation si besoin.
Vos contrats ont des échéances, mnémopro vous prévient à l’avance en tenant compte des préavis. Vous avez des contrôles réguliers à faire, il applique votre planification et rappelle chaque contrôle aux personnes concernées.
Vos documents ont une durée de vie limitée, il vous demande leur renouvellement et peut même envoyer un mail à la personne concernée (interne ou externe à l’entreprise) pour l’informer.
Réduisez considérablement le papier stocké. Ne gardez qu’une version numérique en ligne et toujours accessible en fonction des droits accordés. Si un document papier doit être conservé, mnémopro vous le dit et vous demande la boite d’archive dans laquelle vous l’avez mis.
Pour retrouver une information, rien de plus simple : un mot clé, une recherche simplifiée et mnémopro la trouve pour vous. Il suffit de cliquer pour voir le document.